TRANSPORT
Pour la plupart des séjours, le transport s’effectue en bus grand tourisme avec des conditions de sécurité (ceintures obligatoires pour tous) et le confort nécessaire (frigo, radio, micro, vidéo, WC…).
●Pour la Corse : voyage en bateau au départ du port de TOULON avec la compagnie maritime Corsica Ferries.
●Pour Londres : voyage en avion au départ de l’aéroport de Marseille/Marignane.
●Pour St Cyran : voyage en train au départ de la gare de Toulon.
Les familles devront accompagner et venir chercher leur(s) enfant(s) directement pour la Corse au port de Toulon, pour Londres à l’aéroport de Marseille/Marignane, pour St Cyran à la gare de Toulon.
●Pour les séjours sportifs et culturels : pas de transport. Les familles devront accompagner et venir chercher leur(s) enfant(s) directement dans les centres concernés.
Le lieu de rendez-vous et les horaires vous sont communiqués au maximum 10 jours avant le départ.

LE POINT DE RENDEZ-VOUS
Il sera fonction du plan de transport établi pour chaque séjour et pourra parfois varier d’un séjour à l’autre et entre l’aller et le retour. Prévoyez que cela pourra nécessiter un déplacement de votre part (à l’intérieur du Département). Les horaires seront aussi fonction des nécessités d’organisation. En tout état de cause, des instructions précises vous seront  communiquées par l’intermédiaire des mairies avant le départ. Les participants aux camps itinérants seront avisés directement par l’ODEL VAR.

FORMALITES
SEJOUR A L’ETRANGER. Nous vous invitons à vérifier les formalités légales à remplir afférentes à la destination visitée (pièce d’identité, passeport, vaccins, autorisation de sortie du territoire…) auprès des autorités compétentes (mairie, préfecture, ambassade). Les renseignements transmis sur nos documents vous sont donnés à titre indicatif. Ces formalités peuvent changer à tout moment et reste sous votre responsabilité.
France et autre pays Union Européenne : carte nationale d’identité en cours de validité au moins jusqu’au retour (prévoir délai d’obtention) + autorisation de sortie du territoire obtenu immédiatement en mairie.
Se munir de la carte Européenne d’assurance maladie délivré gratuitement par la Caisse Primaire d’Assurance maladie.

LES BAGAGES
Ils sont sous la responsabilité de leur propriétaire pendant les transports et toute la durée du séjour. Ils ne sont pas assurés par l’ODELVAR.
Choisissez des bagages pratiques et prévoyez une étiquette sur chaque bagage, comportant les nom, prénom, commune de domicile de votre enfant. Nous vous demandons de prévoir le repas froid de midi dans un emballage à part, sauf
pour les séjours dans le VAR. Attention : ce repas doit être constitué de denrées ne présentant pas de risques au plan de l’hygiène alimentaire et doit exclure tout récipient en verre.
Je pense que l’info ci-dessus peut faire partie du carnet de voyage.

PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES
DROIT À L’IMAGE
Vous autorisez expressément et sans contrepartie l’ODEL Var à utiliser sur tous supports commerciaux pour illustrer l’offre des séjours ODELVAR les photos de votre enfant qui pourraient être prises au cours du séjour. Un avis défavorable doit être notifié par courrier avec AR à l’ODELVAR avant le début du séjour.
Conformément à l’art. 27 de la loi relative à l’informatique, fichiers et libertés du 06.01.78, nous vous informons que les informations qui vous sont demandées sont nécessaires pour le traitement de votre inscription et réservation à l’un de nos séjours. Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification  et de suppression des données qui vous concernent. Pour l’exercer, envoyer votre demande par lettre recommandée avec AR à ODELVAR, Service Commercial, 10 Rue Truguet – 83000 Toulon. 

 Avec toute l’attention portée à la réalisation de cette brochure, une erreur est toujours possible, ODELVAR se réserve un droit de rectification. Textes et photos nous ont été fournis et/ou validés par leurs auteurs (nos prestataires) qui sont seuls responsables.

 LE SEJOUR
LES INSTALLATIONS DANS LES CENTRES ODELVAR
Elles sont adaptées aux vacances collectives. Elles peuvent varier selon les centres mais comportent la plupart du temps des bâtiments en dur pour la cuisine, l’économat, les salles à manger, l’infirmerie et les sanitaires (douches, W.C.).
À l’arrivée, les enfants seront répartis par âge et par sexe et il sera procédé à la composition des groupes. Les animateurs logent à proximité des enfants.

LES EQUIPES D’ENCADREMENT
Les directeurs et les membres de l’équipe de Direction sont titulaires ou en cours de formation du Brevet d’Aptitude aux Fonctions de Directeurs de Centre de Vacances (B.A.F.D.). Les directeurs sont désignés dès le mois de janvier afin de leur permettre de travailler sur la préparation de leur projet pédagogique et de constituer leurs équipes (encadrement, cuisine et service).
Les équipes d’encadrement sont constituées de personnels : 1/ Titulaires ou en cours de formation du brevet d’Aptitude aux Fonctions d’Animateur (B.A.F.A.). 2/ Majeurs, à l’exception des stagiaires B.A.F.A. dont le statut est dûment validé par la Direction Départementale Jeunesse et Sports. Les procédures de recrutement consistent en : La constitution d’un dossier administratif qui permet de vérifier l’authenticité des pièces justificatives concernant la formation, l’expérience, et d’avoir la confirmation que la personne n’a jamais encouru ou n’est passible d’aucune condamnation pour crime ou délit contraire à la probité et aux moeurs, n’est frappée d’aucune interdiction de participer à l’encadrement des Centres de Vacances et de Loisirs.
La sélection est effectuée à partir d’un entretien d’embauche mené par les directeurs de séjours assistés d’un ou plusieurs membres de leur équipe de direction et du service du personnel de l’ODEL. Il permet de déterminer si la personne possède les aptitudes requises pour la fonction : motivation, disponibilité, capacités d’adaptation, sens du relationnel, de l’organisation et des responsabilités. Les techniques d’entretien et les outils d’évaluation ont été élaborés avec des spécialistes de la communication et des psychologues. En fonction du thème du séjour, des activités proposées et de l’âge des enfants, les profils des animateurs recherchés sont différents (âge, expériences, compétences et qualifications
particulières). Tous les personnels de service et de cuisine sont soumis à une procédure identique adaptée à
leur fonction. Lorsque l’ensemble de l’équipe est constitué, des réunions préparatoires sont organisées par séjour afin d’affiner le projet pédagogique, d’énoncer toutes les règles de sécurité qui en découlent et de sensibiliser l’ensemble des personnels à la nécessité de leur plus stricte application.

LES ACTIVITES
IMPORTANT
ATTENTION : LES SEJOURS SPORTIFS ET CULTURELS (tennis, football, rugby, voile, théâtre et danse) sont particulièrement intensifs. Il est indispensable que les participants aient au moins une année de pratique en club.
Selon le séjour choisi, il sera demandé au participant une attestation spécifique à la pratique de l’activité.
L’ODELVAR, association de la Loi 1901, organisatrice des activités projetées, se réserve toute possibilité d’en confier l’encadrement et l’animation à des organismes mandatés à cet effet.
Certificat de natation obligatoire pour tous les séjours.

La pratique des activités doit être considérée comme un moyen de réalisation du projet et non comme la finalité du séjour.
Elles varient suivant le lieu du séjour et le moment de la journée. Leur déroulement tient compte de la nécessaire alternance des efforts physiques et des temps de récupération.
Après 13 ans, ces séjours n’accueillent que des effectifs réduits pour assurer une vie collective suffisamment souple conduisant à une autonomie progressive, à une prise en charge des moyens matériels, à une incitation à la créativité.
Pour les séjours itinérants, une participation à réunion préparatoire est impérative, elle permettra de confirmer la réservation.

SANTE ET SECURITE
C’est un aspect prioritaire du séjour. Veillez bien à remplir la FICHE SANITAIRE qui nous aidera en cas de problème concernant votre enfant, les renseignements y figurant resteront strictement confidentiels. Nous n’hésiterons pas à vous contacter immédiatement en cas de besoin.
Les frais de santé de votre enfant restent à votre charge durant le séjour. Leur remboursement vous sera demandé s’il y a lieu, de même que seront, à votre charge les frais relatifs à un éventuel cas de renvoi.

HYGIENE
Étant donné le développement important des épidémies de poux dans de nombreuses écoles, nous vous demandons de contrôler attentivement la chevelure de votre enfant afin de le faire traiter avant le départ si nécessaire (avec les conseils de votre médecin). Dans le cas où nous serions nous-même appelés à le traiter, nous vous demandons aussi de vérifier auprès de votre médecin l’absence de contre-indication à ce sujet (dans le cas contraire, joignez une ordonnance avec le traitement approprié à votre enfant).

LE LINGE
L’équipement personnel de l’enfant est un élément de la réalisation d’un bon séjour. LA FICHE TROUSSEAU vous indiquera les quantités de linge conseillées. Nous vous conseillons d’éviter les lingeries délicates et vous demandons de veiller à bien marquer toutes les pièces du trousseau de votre enfant. Enfin, sachez que le linge sale sera lavé régulièrement, excepté celui des 2 derniers jours qui vous sera remis à part, si vous pensez à mettre dans la valise un sac à cet effet.

LES REPAS
Notre préoccupation est la composition de repas variés et équilibrés, préparés avec soin, à l’aide de produits de bonne qualité. Les activités de plein air, ainsi que l’âge des convives, obligent à une table bien garnie ! Les adultes partagent les repas avec les enfants et jeunes ados.

LE COURRIER
Nous demanderons à votre enfant de vous écrire. Pensez à lui en donner les moyens et n’oubliez pas vous-même de lui donner de vos nouvelles.

LES COLIS
Il est inutile de faire parvenir des colis de friandises. La nourriture de centre est abondante et équilibrée. S’il est passé outre ce conseil, sachez que nous demanderons à votre enfant de partager avec ses camarades.

LA COMMUNICATION AVEC LES FAMILLES
Un serveur vocal disponible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 permettra aux familles d’obtenir des informations quotidiennes concernant le déroulement de chaque séjour : santé des enfants, activités réalisées au cours de la journée écoulée, programme prévu pour le lendemain… Le N° d’appel ainsi que les codes d’accès au séjour et groupe de chaque enfant sera communiqué par courrier ou par E-Mail à toutes les familles avant le début du séjour. N’hésitez pas toutefois à contacter le centre par téléphone pour toute information qu’il vous sera utile de connaître.

LES TELEPHONES PORTABLES
Leur utilisation pourra être tolérée, selon la tranche d’âge et l’organisation spécifique de chaque séjour. Les modalités précises de cette utilisation seront indiquées par le directeur de chaque séjour.

L’ARGENT DE POCHE
Jusqu’à 13 ans, une somme maximum de 20 Euros nous paraît convenir largement, la totalité des besoins de l’enfant étant prise en charge par le centre. Nous ne prendrons pas la responsabilité de surplus éventuel. Les adolescents et jeunes de 13 à 18 ans seront entièrement responsables, quelle que soit la somme d’argent en leur possession.
Si, de façon exceptionnelle, vous devez être amenés à envoyer un mandat à votre enfant, adressez au Directeur du Centre en mentionnant : «Pour l’enfant…».
Il en est de la responsabilité des parents de donner suffisamment d’argent de poche à son enfant - qui est responsable de son argent - pour couvrir uniquement ses dépenses personnelles. Aucune avance n’est effectuée par l’ ODELVAR.

EFFETS PERSONNELS, BIJOUX, OBJETS DE VALEUR (Appareils photos, baladeurs, téléphones portables …)
Aucune précaution particulière ne pouvant être prise pour ceux-ci, ils resteront sous la seule responsabilité de l’enfant s’il décide de les apporter avec lui et leur éventuelle disparition n’ouvrira pas de droit au remboursement par nos assurances.
L’ODEL décline toute responsabilité quant à la perte, détérioration, vol ou autres dommages subis par les vêtements et effets personnels.

LE RETOUR
Le jour, l’heure et le lieu du retour seront communiqués à votre mairie.
N’OUBLIEZ PAS DE VOUS EN PRÉOCCUPER ET D’ÊTRE PRÉSENTS A L’HEURE PRÉVUE.