ADHÉSION

L’Odel, est une association loi 1901 à but non lucratif dont le siège social est situé 1 bd Foch – 83000 Draguignan, agréé tourisme n°8307001. Afin de pouvoir bénéficier des séjours proposés dans cette brochure Eté 2012, une adhésion annuelle usager de 5€ par participant est demandée à chaque premier séjour de l’année en cours. Cette adhésion est valable jusqu’au 31/12 de l’année en cours.

AIDES AUX SÉJOURS

Elles viennent en déduction du prix du séjour sur présentation d’un justificatif. Avant toute réservation, renseignez-vous donc auprès de votre commune, de votre Comité d’entreprise et/ou CCAS, Conseil Général, CAF, Pupilles de l’Ecole Publique (se renseigner auprès des responsables de l’établissement scolaire de votre enfant). Assurez-vous que l’Odel a un accord avec l’un de ces organismes. Dans le cas contraire, l’aide aux vacances ne sera pas prise en compte pour le règlement du séjour.

AIDE POUR TOUS

L’aide du Conseil Général du Var est systématique pour tous les enfants résidant dans le Var. Elle est déjà déduite du montant des séjours figurant dans cette brochure.

AIDE SUPPLEMENTAIRE du Conseil Général du Var SUIVANT VOTRE SITUATION :

Si vous êtes allocataire de la C.A.F. du Var et que votre Quotient Familial est inférieur ou égal à 490€ (Quotient Familial, datant de l’année en cours, soumis à vérification des services de l’Odel), vous bénéficiez d’une déduction de 8€ par jour sur la durée du séjour en déduction de la part restant à votre charge.

MODES DE RÉSERVATION

Avant la réservation, assurez-vous que le séjour choisi est compatible avec l’âge de votre enfant, dans le cas contraire, l’Odel ne pourrait tenir compte de la demande. Si votre enfant souhaite partir avec un ou plusieurs autres enfants, faites un SEUL choix de séjour. Toute demande de réservation doit être accompagnée d’un acompte.

PAR INTERNET SUR NOTRE SITE

www.odelvar.fr Enregistrez votre réservation en ligne, si le séjour choisi est disponible, vous êtes invités à régler l’acompte par carte bancaire en ligne sur notre site sécurisé www.odelvar.fr Votre réservation est immédiatement validée.

RÉSERVATION PAR TÉLÉPHONE AU 04 94 925 985

Si le séjour choisi est disponible, vous réglez l’acompte par :
- Carte Bancaire : votre réservation est immédiatement validée.
- Chèque OU mandat OU Chèques Vacances : votre réservation sera validée dans la limite des places disponibles dès réception de votre règlement à nous faire parvenir sous 72h.

À LA MAIRIE DE VOTRE DOMICILE

Après avoir choisi votre séjour, adressez-vous à la mairie de votre domicile qui vous remettra un formulaire numéroté de « demande de réservation » sur lequel vous procèderez à 2 choix afin de vous donner plus de chances d’obtenir satisfaction.
Si votre enfant souhaite partir avec un ou plusieurs autres enfants, faites un SEUL choix de séjour. Le choix n°1 est traité en priorité.
Si le séjour choisi est complet, l’Odel prend en compte le choix n° 2.
Si les 2 séjours sont complets, votre demande est automatiquement mise en attente sur le choix 1.

Indiquez sur ce formulaire si vous souhaitez souscrire une assurance annulation et/ou assurance rapatriement (voir page 79 de cette brochure). Votre mairie transmet ensuite cette demande de réservation à l’Odel accompagnée de votre acompte (chèque ou mandat cash) OU de la prise en charge préalablement retirée auprès des organismes compétents.

RÈGLEMENT DE L’ACOMPTE À LA RÉSERVATION

Quel que soit le mode de réservation, l’acompte doit être réglé à la réservation.

CONFIRMA TION DE VOTRE SEJOUR

Quel que soit le mode de réservation choisi et dès lors qu’un numéro de réservation vous est attribué, vous devez obligatoirement confirmer votre réservation dans un délai de 8 jours ouvrables. Passé ce délai, l’Odel se réserve le droit d’annuler votre demande de réservation et de conserver un montant à titre de dédit pour frais engagés.

COMMENT CONFIRMER ?

1. Vous avez réservé par internet ou par téléphone

> Nous vous adressons OU vous téléchargez sur www.odelvar.fr :
- La confirmation d’inscription,
- Les conditions générales et particulières de vente,
- La fiche de renseignements et d’autorisation parentale,
- La fiche sanitaire de liaison (intégrant certificat médical, certificats spécifiques à la pratique de certaines activités en fonction du séjour choisi et l’attestation de capacité à se déplacer dans l’eau).
- Le document descriptif des garanties, si vous avez souscrit l’assurance annulation et/ou l’assurance rapatriement.
- Le projet éducatif de l’Odel (sur simple demande ou disponible en ligne sur notre site www.odelvar.fr).

> Documents à nous retourner dans un DÉLAI MAXIMUM DE 8 JOURS :
-Volet 1 de la confirmation d’inscription complétée, lue approuvée et signée. (Veillez à fournir impérativement les justificatifs d‘aides dont vous bénéficiez : attestations de prise en charge mairie, quotient familial, attestation CAF, aides de votre CE...).
Les conditions générales et particulières de vente lues, approuvées et signées.
Le mode de paiement choisi devra être coché sur le dossier accompagné du règlement selon votre choix, ce qui confirmera votre réservation (voir les moyens de paiement proposés dans le paragraphe “REGLEMENT”)

>Documents à nous retourner dans un DÉLAI MAXIMUM DE 30 JOURS :
- La fiche de renseignements et d’autorisation parentale dûment complétée et signée.
- La fiche sanitaire de liaison intégrant certificat médical ainsi que les certificats spécifiques OBLIGATOIRE S à la pratique de certaines activités en fonction du séjour choisi, l’attestation de capacité à se déplacer dans l’eau.
MERCI DE FAIRE REMPLIR PAR CHACUN DES PROFESSIONNELS LES DOCUMENTS UNIQUEMENT FOURNIS PAR L’ODEL.

> Documents à conserver :
- Votre exemplaire (volet 2) de la confirmation ou une copie si vous avez téléchargé votre dossier sur internet.
- Le document descriptif des garanties, si vous avez souscrit l’assurance annulation et/ou l’assurance rapatriement.

2. Vous avez réservé à la mairie de votre domicile

>Vous êtes invités à contacter nos services au 04 94 925 985 dans un délai de 5 jours afin de savoir si votre demande de réservation est confirmée ou vous rapprocher de votre mairie,

> Vous devez dans un délai de 8 jours confirmer votre dossier en mairie :
Remplir le Volet 1 de la confirmation d’inscription qui détaille votre décompte et indique le montant de votre participation financière pour solder votre séjour (veillez à fournir les justificatifs d’aides dont vous bénéficiez y compris du justificatif de votre quotient familial). Pour les participations communales, une attestation de prise en charge mairie devra être jointe à votre dossier. Les conditions générales et particulières de vente seront lues, approuvées et signées. Le mode de paiement choisi devra être coché sur le dossier accompagné du règlement selon votre choix (chèque, chèques vacances, mandat ou RIB), ce qui confirmera votre réservation (voir les moyens de paiement proposés dans le paragraphe “REGLEMENT”).

>La mairie vous remettra :

- Votre exemplaire de confirmation et les conditions de vente.
- La fiche de renseignements et d’autorisation parentale,
- La fiche sanitaire de liaison intégrant certificat médical ainsi que les certificats spécifiques OBLIGATOIRES à la pratique de certaines activités en fonction du séjour choisi, l’attestation de capacité à se déplacer dans l’eau.
- Le document descriptif des garanties, si vous avez souscrit l’assurance annulation et/ou l’assurance rapatriement.

>Documents à retourner à l’Odel SOUS 30 JOURS :
- La fiche de renseignements et d’autorisation parentale dûment remplie et signée.
- La fiche sanitaire de liaison intégrant certificat médical ainsi que les certificats spécifiques OBLIGATOIRE S à la pratique de certaines activités en fonction du séjour choisi, attestation de capacité à se déplacer dans l’eau.

MERCI DE FAIRE REMPLIR PAR CHACUN DES PROFESSIONNELS LES DOCUMENTS UNIQUEM NT FOURNIS PAR L’ODEL. Tous les éléments figurant sur la fiche de renseignements et d’autorisation parentale et sur la fiche sanitaire, sont traités par nos services de manière strictement confidentielle.

RÈGLEMENT

4 possibilités de paiement vous sont proposées pour régler votre séjour :

>En 1 seule fois

- Par CARTE BANCAIRE : contactez nos services au 04 94 925 985.
- Par CHEQUE BANCAIRE OU CHEQUES VACANCES
- Par MANDAT CASH POSTAL

>En plusieurs fois SANS FRAIS

- PRE LEVEME NTS MENSUELS : le nombre de prélèvements sera déterminé automatiquement par l’Odel selon la date de réception de votre dossier de confirmation d’inscription et de la date de début du séjour. Ils sont effectués le 7 de chaque mois, aussi nous vous conseillons, pour bénéficier d’un maximum de prélèvements, de nous retourner le dossier au plus tôt accompagné obligatoirement de 2 RIB et de l’autorisation de prélèvement complétée. Si le séjour n’est pas soldé au plus tard 30 jours avant le début du séjour selon les possibilités de paiement proposées ci-dessus, l’Odel se réserve le droit d’annuler automatiquement le séjour sans remboursement des sommes versées.

- CAS PARTICULIERS : pour les responsables sociaux, les maisons d’enfants, le séjour devra OBLIGATOIREMENT être soldé à l’inscription.

SÉJOUR COMPLET – LISTE D’ATTENTE

Quel que soit le mode de réservation choisi, si votre demande de réservation ne peut être confirmée (liste d’attente ou séjour complet), l’Odel vous contacte par téléphone afin de vous proposer d’autres séjours correspondant à l’âge de votre enfant. Si une proposition vous satisfait, votre réservation devient ferme et définitive immédiatement et l’Odel encaisse votre acompte.
Dans le cas contraire, l’Odel vous retourne votre acompte ou le conserve si vous souhaitez laisser votre réservation sur liste d’attente.

CARNET DE VOYAGE

Avant le départ, l’Odel vous fait parvenir par courrier ou e-mail vos documents de voyage :
- Informations pratiques sur le déroulement du séjour et coordonnées du directeur de séjour,
- Fiche trousseau,
- Selon le séjour choisi, un code d’accès à la ligne info-séjours pour obtenir des informations sur le déroulement du séjour.

À METTRE DANS LA VALISE

Le jour du départ, votre enfant doit impérativement avoir dans sa valise et dans son carnet de voyage :
- La fiche trousseau remplie par vos soins.
- Si vous le souhaitez, une enveloppe contenant l’argent de poche sur laquelle vous indiquez le montant et le nom de l’enfant.
- Quelques enveloppes timbrées avec l’adresse du destinataire.
- Les documents médicaux (ordonnance, PAI…).

Ne pas oublier le jour du départ d’être en possession des documents nécessaires aux voyages à l’étranger (carte d’identité, passeport, autorisation de sortie du territoire…).

ASSURA NCE ANNULATION et/ou ASSURANCE RAPATRIEMENT

Dans tous les cas, elles doivent être souscrites à la réservation (voir page 79).

ATTESTATION DE SÉJOUR

Une attestation de séjour pourra vous être délivrée par l’Odel sur demande de votre part à la fin du séjour, par mail à l’adresse suivante : serviceinscription@odelvar.com